Enten du snuser på Lyfti, er ny bruker eller trenger en recap kan vi anbefale at du ser gjennom disse introduksjonsvideoene! De gir en god oversikt over det meste av funksjonaliteten i systemet, både i søknadsportal og gaveportal.
Introduksjon til Gaveportalen
Gaveportalen er verktøyet dere benytter til å motta og behandle søknader, og følge opp bevilgninger frem til prosjekter er ferdigstilt og bevilgningen er overført. Få en oversikt over de forskjellige delene av gaveportalen og hvordan den overordnet fungerer.
Videoen over er en del av en videoserie. Se hele serien her.
Gaveportalen er arbeidsverktøyet deres for å vurdere søknader eller opprette egne prosjekter, gi bevilgninger, følge opp prosjekter og utbetalinger og holde dialog med søker.
Gaveportalen i et nøtteskall
Søknader kommer inn her. Dere kan dessuten opprette deres egne saker, eksempelvis for egeninitialiserte prosjekter. Dere benytter denne delen av løsningen til å behandle saker, inklusiv motta og få oversikt over søknader, ta ut rapporter, gi vurderinger og innstillinger, eventuelt styrebehandle og opprette tilsagns- og avslagsbrev.
Under svarutsendelser holder dere orden på tilsagns- og avslagsbrev og kan planlegge distribusjonen av disse.
Bevilgninger følges opp her med hensyn til fremdrift i prosjekter og utbetalinger. Avhengig av gavetype og størrelse på prosjekt vil behovet rundt dette være litt sprikende og det finnes funksjonalitet for å både gjøre det enkelt og mer omfattende der dette er nødvendig.
For mer omfattende bevilgninger som krever oppfølging finnes det en egen seksjon for å jobbe med rapportering. Her kan dere holde oversikt over alle rapporter som kommer inn, og dere kan også be om rapporter med frister for innlevering.
Her kan dere holde styr på hva som er overført og hva som gjenstår. Dere kan også planlegge overføringene frem i tid og sette deler eller hele arbeidet bort til eksempelvis en som har ansvaret for regnskapet i stiftelsen.
Søkeroversikten gir en fullstendig oversikt over alle kontaktpersoner og organisasjoner og meldinger gir en overordnet oversikt over meldinger der du raskt og effektivt kan svare uten å gå inn på hver enkelt sak. Denne kan benyttes både til dialog med søker og internt, eksempelvis om dere er flere i administrasjonen eller dere har invitert styret til gaveportalen).
Hold oversikt over all dialog på ett sted.
I løsningen ligger det et praktisk publiseringsverktøy som kan benyttes til å publisere bevilgninger til andre kanaler, eksempelvis nettstedet deres, årsrapport eller annet. Dette for å unngå behov for dobbelpublisering og potensielle feilkilder på veien.
Dere kan gjennomgående filtrere og eksportere tabellene og oversiktene i løsningen for å ta ut rapporter, men her er det satt opp noen ferdige, typiske rapporter og oversikter slik at de er lett tilgjengelige.
Andre artikler
Selv om dere ikke benytter dette verktøyet selv er det en stor fordel å kjenne det godt for å forstå søkeren og kunne yte service og support til søkerne.