Hjelp til søker: Overgang til ny søknadsportal

Helt overordnet er den nye søknadsportalen ment for å dekke behovet fra dere søker til prosjektet er gjennomført. Gjennom søknadsportalen kan du blant annet:

1. Sende søknad (selvsagt): Når saken er ferdig behandlet vil du få et varsel på e-post i tillegg til at status vil oppdatere seg i portalen.
2. Dele tilgang: Så fort søknaden er sendt kan du dele tilgang med andre i din organisasjon slik at disse kan få tilgang til å følge opp saken videre, rapportere, signere avtaler, melde med stiftelsen, med mer.
3. Sende meldinger: Hold dialog om saken din med administrasjonen i stiftelsen gjennom søknadsportalen. All dialog skal foregå her.
4. Sende forespørsler og rapporter: Etter bevilgning kan du sende forespørsler om eksempelvis utbetaling, samt delrapporter og sluttrapport. Ofte vil stiftelsen forespørre de viktigste rapportene slik at fristen fremkommer tydelig og du blir fulgt opp rundt fristen, men du kan også sende slike rapporter på eget initiativ. Hvilke som er tilgjengelige finner du inne på saken, og kan variere avhengig av type søknad du har sendt.
5. Signere avtaler: Hvis stiftelsen ber om signatur på en avtale vil du få varsel om dette. Signering gjør du gjennom søknadsportalen.
6. Sende filer: Inne på saken kan du ettersende filer, eksempelvis oppdaterte versjoner av regnskap, prosjektbudsjett, osv.
7. Dele historien: Stiftelsen ønsker at du deler historien underveis gjennom bilder, video og tekst slik at vi kan formidle historien videre. Dette gjør du i søknadsportalen.

1. På innloggingsskjermen har du ett valg - å logge inn med BankID.
2. Første gang du logger inn vil du få opp et skjema der du blant annet må fylle inn e-postadressen din. Du vil få en kode til denne e-postadressen som du må fylle inn i søknadsportalen for å bekrefte at e-postkontoen tilhører deg.
3. Hvis e-postadressen er den samme som den du logget inn med i tidligere portal skal tidligere saker være tilgjengelige.

• Først og fremst, sjekk Arkiv i søknadsportalen. Eldre søknader kan ha havnet der.
• Hvis du heller ikke finner søknaden der kan det hende du brukte en annen e-postadresse da du søkte tidligere. Eksempelvis er det mange som i tidligere løsning har benyttet en fellesmail i søkerorganisasjonen. Noen ganger har du kanskje også benyttet forskjellige e-postadresser for forskjellige søknader. I slike tilfeller må du ta kontakt med stiftelsen slik at de kan flytte sakene over til din nye BankID-bruker. Stiftelsen har en egen funksjon for å gjøre dette enkelt, men de trenger da å vite hvilke e-postadresser du tidligere har benyttet og hva som er din nye bruker. Etter flytting skal du få tilgang til søknaden/bevilgningen og mulighet til å følge opp videre gjennom søknadsportalen.
• Kontaktopplysninger til stiftelsen finner du på deres nettside. NB, ikke kontakt oss i Lyfti, det er stiftelsen som kan hjelpe til med dette.

• I den nye søknadsportalen trykker du deg inn på saken det gjelder. Dette er litt forskjellig fra stiftelse til stiftelse, men normalt vil du finne to relevante arkfaner - Forespørsler og Rapporter. Under forespørsler kan du typisk sende inn utbetalingsanmodning, forespørsel om omdisponering, med mer. Under rapporter har du vanligvis anledning til å sende inn delrapporter og sluttrapporter. Dette kan altså være litt forskjellig, men kort oppsummert er det her du finner rapportene som er mulig å benytte.
• Normalt vil stiftelsen forespørre rapporter fra deg, med frist. Da vil du automatisk følges opp inn mot fristen og du vil få dette tydelig opp på forsiden av søknadsportalen, men i en overgangsfase fra gammel til ny løsning kan det hende det ikke er forespurt rapporter på alle saker. Da går du manuelt inn og sender slik som forklart over.