Behandling av søknader

Når dere mottar en ny søknad får administrator i stiftelsen en e-post om dette. Et rødt ikon vil vises i gaveportalen frem til dere har endret status fra Ny til noe annet på søknaden. Klikk deg inn på søknaden under Saker for å sette deg inn i saken og starte behandlingen. Om du ønsker kan du gjerne nå endre status til "Under behandling" for å synliggjøre for deg selv og eventuelt andre administratorer at saken nå er åpnet og under behandling. Statusendringer blir ikke synlige for søker før gavebrevet er sendt ut.

Inne på saken får du oversikt over søker, det vil si organisasjonen og kontaktperson, hvilke bevilgninger dere eventuelt har gitt til samme organisasjon tidligere, samt informasjon søker har gitt gjennom søknadsskjemaet. Eventuelle vedlegg ligger i en egen fane slik at dere enkelt har oversikt over dette. Om det eventuelt har blitt lastet opp flere versjoner av en fil vil den nyeste alltid være fremhevet og man kan se tidligere versjoner ved å trykke på prikkene i tabellen.

Trenger du mer informasjon fra søker for å kunne komme videre i bahendlingen, eller om du av andre grunner trenger å kontakte søker gjør du dette via. Meldinger. Når du er klar kan du starte vurderingen av saken.

Benytt gjerne vurderingsverktøyet for å enklere få en totalscore basert på deres vurderingskriterier og vekting av disse.

Sett et forslag til vedtak, enten tilsagn eller avslag. Forslaget tas typisk med inn til styret for videre vurdering og vedtak der.

Hvis saken skal styrebehandles kan du (valgrfritt) oppgi styresaksnummeret under Vurdering > Vedtak og enten eskportere saken som en PDF under Verktøy eller gi styremedlemmer direkte tilgang til Lyfti for å se saker som er lagt til styrebheandling. Uansett hva du velger, endre status til "Til styrebehandling" slik at det er tydelig at saken nå ligger til styrebehandling.

Vedtak bør registreres, uavhengig av om dette gjøres etter styrebehandling eller etter fullmakt. Dette registrerer du under vurdering.

Om du ikke gjør dette manuelt blir svarbrev automatisk opprettet basert på standarder hos dere. Det er likevel god praksis å trykke seg innom svarbrevet for å se at det blir slik du ønsker.

Når saken er ferdig behandlet endrer du status til "Klar til utsending". Svarbrev blir da klart til utsending under Svarutsendelser. Der setter du eventuelt tidspunkt for utsendelse. Eventuelle bevilgning havner i bevilgningsoversikten og kan følges opp videre der når svarbrevet er sendt ut.